Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Ransomware-Angriff legt an einem Dienstagmorgen Ihre gesamte IT-Infrastruktur lahm. Alle Ihre Unternehmensdaten sind verschlüsselt. Sie atmen tief durch, denn Sie haben ja eine Datensicherung.
Doch beim Versuch der Wiederherstellung stellt sich heraus: Das Backup ist selbst verschlüsselt, unvollständig oder die wichtigen Daten der letzten drei Tage fehlen.
Datenverlust ist eine existenzielle Bedrohung, und dennoch wiegen sich viele Unternehmen in einer trügerischen Sicherheit. Sie verlassen sich auf eine Backup-Strategie, die fundamentale Backup-Fehler aufweist. Eine externe Festplatte, die neben dem Server liegt, oder ein nicht überwachtes Cloud-Backup ist kein resilienter Backup-Plan, sondern ein Risiko.
Diese häufigsten Fehler – eine Mischung aus technischen Versäumnissen, strategischer Kurzsichtigkeit und menschlichen Fehlern – machen im Ernstfall den Unterschied zwischen einer Wiederherstellung binnen Minuten und einem wochenlangen Betriebsstillstand aus. Eine funktionierende Datensicherung ist heute ein zentraler Baustein jeder Cybersicherheit-Strategie.
Wir zeigen Ihnen die 15 fatalsten Backup-Fehler und erklären konkret, wie Sie diese vermeiden. So stellen Sie sicher, dass Ihr Backup-Konzept zu einem echten Schutzschild für Ihre wichtigen Daten wird.
Teil 1: Strategische Fehler – Das Fundament Ihrer Datensicherheit
Eine fehlerhafte Backup-Strategie ist der erste Dominostein, der im Ernstfall fällt. Diese Backup-Fehler passieren, bevor die Backup-Software überhaupt installiert ist. Sie offenbaren ein falsches Verständnis von Datensicherheit und führen dazu, dass sich Unternehmen in einer Sicherheit wiegen, die nicht existiert.
Fehler 1: Keine (oder eine unzureichende) Backup-Strategie
Der grundlegendste Backup-Fehler ist die Annahme, dass Datensicherung “nebenbei” passiert, ohne einen übergeordneten Plan.
- Das Problem: Viele Unternehmen verstehen unter “Backup” lediglich “Daten kopieren”. Es wird ad hoc eine externe Festplatte an einen Server angeschlossen oder ein NAS eingerichtet. Es fehlt ein klares Backup-Konzept: Welche wichtigen Daten müssen gesichert werden? Wie oft? Wie lange werden die Backup-Daten aufbewahrt? Wer ist verantwortlich? Ohne eine Strategie ist Datensicherung reiner Aktionismus.
- Die Lösung: Definieren Sie einen klaren, schriftlichen Backup-Plan. Dieser muss Risiken (z.B. Ransomware-Angriffe, Feuer) bewerten und festlegen, wie die Backup-Prozesse diese Risiken minimieren. Eine durchdachte Strategie ist die Basis für jede professionelle IT Sicherheit für Unternehmen und ein Muss im Rahmen moderner Cybersecurity.
Fehler 2: Nicht alle wichtigen Daten gesichert (Endpoints, M365 & Cloud vergessen)
Moderne IT-Infrastrukturen sind dezentral, doch die Backup-Strategie ist es oft nicht – ein fataler Backup-Fehler.
- Das Problem: Der Fokus der Datensicherung liegt traditionell auf den zentralen Servern im Keller. Dabei wird übersehen, dass Unternehmensdaten heute überall liegen: auf den Laptops im Homeoffice (Endpoint-Backups), in Microsoft 365 oder in anderen SaaS-Anwendungen. Daten in OneDrive, SharePoint oder Teams unterliegen dem “Shared Responsibility”-Modell – Microsoft sichert die Plattform, aber nicht Ihre Daten vor versehentlichem Löschen oder Cyberangriffen.
- Die Lösung: Führen Sie eine vollständige Inventur aller Speicherorte durch. Wo werden wichtige Daten erstellt und verarbeitet? Moderne IT Lösungen müssen Endpoint-Backups sowie ein dediziertes Microsoft 365 Backup (oder Google Workspace Backup, Salesforce-Backup etc.) umfassen, um Datenverlust in der Cloud zu verhindern.
Fehler 3: Die 3-2-1-Regel ignorieren oder veraltet anwenden
Einer der häufigsten Fehler ist, alle Eier in einen Korb zu legen und auf eine einzige Sicherungskopie am falschen Ort zu vertrauen.
- Das Problem: Unternehmen speichern ihre einzige Sicherungskopie oft im selben Raum wie die Originaldaten (z. B. ein lokales Backup auf einem NAS im Serverschrank). Bei einem physischen Vorfall wie einem Brand, Wasserschaden oder auch einem gezielten Ransomware-Angriff, der sich im Netzwerk ausbreitet, sind Original und Backup gleichzeitig verloren.
- Die Lösung: Die Anwendung der klassischen 3-2-1-Regel (3 Kopien, 2 Speichermedien, 1 Kopie an einem anderen Ort) ist die absolute Mindestanforderung. Angesichts moderner Cyberangriffe ist diese Regel jedoch unvollständig. (Wie wir im Beitrag [Die 3-2-1 Backup-Regel war gestern] detailliert beschreiben), muss diese heute zur 3-2-1-1-0-Regel erweitert werden: Die zusätzliche “1” steht für eine Kopie, die “immutable” (unveränderbar, siehe Immutable Backup) oder “Air-Gapped” (physisch getrennt) ist. Die “0” steht für 0 Fehler bei Wiederherstellungstests. Ohne Offsite-Backups und eine unveränderbare Kopie ist Ihre Datensicherung gegen Ransomware-Angriffe verwundbar.
Fehler 4: RPO und RTO nicht definiert
Im Ernstfall zählt jede Minute, doch viele Unternehmen wissen gar nicht, wie viel Zeit sie haben oder wie viel Datenverlust sie verkraften.
- Das Problem: Das Management wird im Ernstfall ungeduldig und fragt: “Wie lange dauert es?” und “Wie viele Daten sind verloren?”. Das IT-Team gerät unter Druck, weil diese Kennzahlen nie definiert wurden. Das Unternehmen weiß nicht, wie viel Datenverlust es tolerieren kann (RPO – Recovery Point Objective) oder wie schnell es wieder online sein muss (RTO – Recovery Time Objective).
- Die Lösung: Definieren Sie RPO und RTO für verschiedene Datenklassen. (Wie wir in unserem Beitrag [RPO und RTO definieren] erklären), bestimmen diese Kennzahlen die Häufigkeit (z.B. tägliche, stündliche regelmäßige Backups) und die erforderliche Technologie Ihres Backup-Konzepts und sind ein Kernbestandteil jedes Disaster Recovery Plan.
Fehler 5: Backup mit Archivierung verwechseln
Dieser strategische Backup-Fehler verursacht nicht nur unnötige Datenmengen, sondern birgt auch erhebliche Compliance-Risiken.
- Das Problem: Backup-Daten werden für die Langzeitarchivierung von E-Mails oder Buchungsbelegen genutzt. Dies bläht nicht nur den Speicherplatz unnötig auf, sondern führt zu massiven Compliance-Problemen. Ein Backup ist nicht GoBD-konform und verstößt oft gegen DSGVO-Löschfristen (Aufbewahrung DSGVO), da Daten nicht revisionssicher oder gezielt löschbar gespeichert werden.
- Die Lösung: Trennen Sie klar zwischen Backup vs. Archivierung. Ein Backup dient der Wiederherstellung nach einem Datenverlust (kurz- bis mittelfristig). Eine Archivierung dient der revisionssicheren Aufbewahrung (langfristig) gemäß gesetzlicher Vorgaben (z.B. GoBD Backup-Anforderungen).
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Teil 2: Technische Fehler – Die Fallstricke bei der Umsetzung
Die Strategie mag stehen, doch jetzt entscheidet die technische Umsetzung über die Wirksamkeit Ihrer Datensicherung. In diesem Bereich lauern subtile, aber fatale Backup-Fehler, die oft erst im Ernstfall bemerkt werden und Ihre IT-Infrastruktur verwundbar machen.
Fehler 6: Backups nicht sichern (Keine Verschlüsselung, kein Immutable Backup)
Der vielleicht zynischste Backup-Fehler: Man erstellt eine Datensicherung, nur damit diese beim ersten Cyberangriff ebenfalls zerstört wird.
- Das Problem: Viele Unternehmen sichern zwar ihre Daten, vergessen aber, das Backup-System selbst zu härten. Ransomware-Angriffe zielen heute gezielt auf Backup-Daten, um eine Wiederherstellung zu verhindern. Liegen die Sicherungskopien unverschlüsselt und veränderbar auf einem NAS oder Server, sind sie ein leichtes Ziel.
- Die Lösung: Der Schutz der Backup-Daten muss dieselbe Priorität haben wie der Schutz der Primärdaten. Das bedeutet: Verschlüsselung der Backups “in-transit” (während der Übertragung) und “at-rest” (auf dem Speichermedium). Nutzen Sie zwingend moderne Backup-Lösungen, die Immutable Backup (Unveränderbarkeit) bieten, beispielsweise über S3 Object Lock. Nur so erstellen Sie ransomware-resiliente Backups.
Fehler 7: Nur einen Speichertyp oder -ort nutzen
Aus Bequemlichkeit oder zur Kostenersparnis auf nur einen Cloud-Anbieter oder ein Speichermedium zu setzen, widerspricht dem Grundgedanken der Redundanz.
- Das Problem: Oft wird aus Bequemlichkeit oder zur Kostenersparnis alles auf einen Kartentyp gesetzt. Alle Sicherungskopien – vielleicht sogar lokales Backup und Offsite-Backups – liegen beim selben Cloud-Anbieter oder auf identischen Speichermedien desselben Herstellers. Fällt dieser Cloud-Dienst aus, gibt es eine Sicherheitslücke beim Backup-Anbieters oder hat die Hardware-Charge einen Serienfehler, ist Ihr Datenverlust vorprogrammiert.
- Die Lösung: Diversifizieren Sie Ihre Speicherorte und Speichermedien konsequent (siehe 3-2-1-Regel). Eine hybride Backup-Strategie, die ein lokales Backup (z.B. für schnelles RTO) mit Cloud-Backups bei einem unabhängigen Drittanbieter kombiniert, ist heute der Goldstandard für IT Sicherheit für Unternehmen.
Fehler 8: Falsche Backup-Methode (z. B. nur “Full Backups”)
Dieser technische Backup-Fehler führt zu explodierendem Speicherplatz-Bedarf und fehlgeschlagenen Backup-Prozessen.
- Das Problem: Ein häufiger technischer Backup-Fehler ist die falsche Wahl der Backup-Methoden. Tägliche “Full Backups” (Vollsicherungen) erzeugen riesige Datenmengen und sprengen schnell den verfügbaren Speicherplatz. Noch schlimmer: Sie benötigen oft viele Stunden und laufen Gefahr, das Backup-Fenster (die Zeit, in der das Backup laufen darf) zu überschreiten, was zu inkonsistenten oder abgebrochenen Backup-Prozessen führt.
- Die Lösung: Setzen Sie die Backup-Methoden intelligent ein. (Wie wir im Beitrag [Inkrementelles vs Differenzielles Backup] erklären), spart die Kombination aus regelmäßigen Vollsicherungen mit täglichen inkrementellen Backups oder differenziellen Backups massiv Speicherplatz und Zeit.
Immutable Backup: Ihr ultimativer Schutzschild gegen Ransomware
Fehler 9: Mangelhafte oder fehlende Backup-Versionierung
Wer nur die letzte Version seiner Daten sichert, sichert möglicherweise einen bereits existierenden Fehler mit.
- Das Problem: Es wird immer nur der aktuellste Datenstand gesichert und der vorherige überschrieben. Was aber, wenn eine Datei unbemerkt beschädigt wird (Silent Corruption) oder ein menschlicher Fehler erst Tage später auffällt? Wenn die “gute” Version bereits überschrieben wurde, sichert man nur noch den Datenverlust selbst.
- Die Lösung: Eine saubere Backup Versionierung ist unerlässlich. Sie müssen in der Lage sein, auf Datenstände von letzter Woche oder letztem Monat zuzugreifen. Gute Backup-Software automatisiert dies (z.B. nach dem GFS-Schema: Grandfather-Father-Son), sodass Sie alte Datenstände für die Wiederherstellung vorhalten, ohne den Speicherplatz zu überlasten.
Fehler 10: Den “Gratis-Backups” von Cloud-Anbietern vertrauen
Dies ist einer der häufigsten Fehler bei der Nutzung von Cloud-Diensten: die Verwechslung von Verfügbarkeit mit Datensicherung.
- Das Problem: Viele Unternehmen glauben, ihre Daten in Microsoft 365 oder Google Drive seien automatisch gesichert. Das ist ein gefährlicher Irrglaube. Microsoft & Co. sichern die Verfügbarkeit ihrer Plattform, aber nicht Ihre Daten gegen versehentliches Löschen, menschliche Fehler oder Cyberangriffe. Ein gelöschtes Konto löscht unwiderruflich alle Daten – oft schon nach 30 Tagen im Papierkorb.
- Die Lösung: Verstehen Sie das Shared-Responsibility-Modell: Der Cloud-Anbieter stellt die IT-Infrastruktur, Sie sind für Ihre Daten verantwortlich. (Warum ein Microsoft 365 Backup notwendig ist), erklären wir ausführlich in unserem Cluster. Sie benötigen einen echten Backup-Dienst von einem Drittanbieter, um SharePoint, OneDrive und Teams-Daten konform und langfristig zu sichern.
Aus der Praxis: “In 40 Jahren IT-Erfahrung haben wir eines gelernt: Ein Backup wird nicht für das Sichern gemacht, sondern für die Wiederherstellung. Die häufigsten Fehler sehen wir nicht in der Technik, sondern im Prozess. Ein Restore-Test ist der einzige Beweis, dass Ihre Datensicherung funktioniert. Alles andere ist Hoffnung.”
Teil 3: Menschliche & Prozess-Fehler – Die übersehene Gefahr
Die beste Backup-Software und die klügste Strategie scheitern, wenn die Backup-Prozesse nicht gelebt werden oder menschliche Fehler ins Spiel kommen. In diesem Abschnitt behandeln wir die häufigsten Fehler, die in der täglichen Praxis passieren und die Datensicherheit untergraben.
Fehler 11: “Set and Forget” – Fehlendes Backup-Monitoring
Dieser Fehler ist der schleichende Tod jeder Backup-Strategie: Man verlässt sich darauf, dass einmal eingerichtete Backup-Prozesse ewig fehlerfrei laufen.
- Das Problem: Regelmäßige Backups werden eingerichtet, aber nie wieder aktiv kontrolliert. Die Backup-Software meldet vielleicht Fehler, aber niemand liest die Protokolle. Die Sicherungen schlagen seit Monaten fehl, doch es fällt erst im Ernstfall auf.
- Die Lösung: Implementieren Sie ein proaktives und automatisiertes Backup Monitoring. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten: Jede Fehlermeldung muss analysiert und behoben werden. Nur ein erfolgreich gemeldetes Backup ist ein gutes Backup.
Fehler 12: Keine Wiederherstellungstests (Restore-Tests)
Dies ist der mit Abstand fatalste Backup-Fehler und der Hauptgrund, warum Unternehmen trotz Datensicherung massiven Datenverlust erleiden.
- Das Problem: Das Management glaubt, ein Backup zu haben, aber es wurde nie getestet, ob sich die Backup-Daten auch wiederherstellen lassen. Die Sicherungskopie existiert nur in der Theorie. Im Ernstfall stellt man fest, dass die Daten korrupt, unvollständig oder unlesbar sind.
- Die Lösung: Führen Sie regelmäßige Tests der Wiederherstellung durch (Backup Wiederherstellung Test). Testen Sie verschiedene Szenarien: die Wiederherstellung einzelner Dateien, ganzer virtueller Maschinen (VM Backup) oder kompletter Systeme. Für Unternehmen, die unter NIS-2 fallen, sind solche Restore-Tests sogar verpflichtend, um die Resilienz nachzuweisen. Ein Restore-Test ist für die Datensicherheit so wichtig wie ein Pentest für die Cybersecurity der Anwendungen.
Fehler 13: Schlechte Konfiguration und menschliche Fehler
Die Technik ist nur so stark wie der Mensch, der sie bedient. Oft ist das schwächste Glied kein Cyberangriff, sondern ein interner Klick oder eine Nachlässigkeit.
- Das Problem: Schwache oder geteilte Passwörter für das Backup-System, Fehlkonfigurationen in der Backup-Software (z. B. Ports offen gelassen), das versehentliche Löschen von Sicherungsmedien durch einen Admin oder das Verbinden einer infizierten externen Festplatte mit dem Backup-System.
- Die Lösung: Technische Härtung des Backup-Systems (Zugriffskontrolle, MFA). Vor allem aber: Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter (Awareness). Menschliche Fehler können durch klare Backup-Prozesse und das “Principle of Least Privilege” (jeder darf nur das Nötigste) minimiert werden.
Fehler 14: Kein Disaster Recovery Plan (DR-Plan)
Ein Backup zu haben ist eine Sache – zu wissen, was man im Chaos eines Totalausfalls damit tut, eine völlig andere.
- Das Problem: Die Backup-Daten sind vorhanden, aber es gibt keinen Plan für den Wiederanlauf. Wer installiert die Server neu? In welcher Reihenfolge müssen Systeme (z.B. erst Datenbanken, dann Anwendungen) gestartet werden? Wie wird die IT-Infrastruktur priorisiert neu aufgebaut, um den Betrieb schnellstmöglich wieder aufzunehmen?
- Die Lösung: Ihr Backup-Plan ist nur ein Teil eines umfassenden Disaster Recovery Plan (DR Runbook). Dieser Leitfaden beschreibt Schritt für Schritt den gesamten Prozess im Ernstfall, definiert Verantwortlichkeiten und Kommunikationsketten. Ein solcher Plan ist ein Kernstück jeder IT Sicherheit für Unternehmen.
Fehler 15: Die falsche Backup-Software oder den falschen Partner wählen
Bei der Datensicherung führen falsche Kompromisse bei den Backup Kosten unweigerlich zu höheren Kosten beim Datenverlust.
- Das Problem: Es wird eine “Billiglösung” oder eine unpassende Backup-Software gewählt, die nicht mit den Datenmengen skaliert, wichtige Systeme (z.B. SQL Server Backup, Kubernetes Backup) nicht unterstützt oder die Compliance-Anforderungen (DSGVO, GoBD) ignoriert. (Wie wir im Beitrag [Was kostet ein Ausfall?] beleuchten), übersteigen die Kosten eines Datenverlusts die Einsparungen um ein Vielfaches.
- Die Lösung: Evaluieren Sie Backup-Lösungen und Backup-Anbieters sorgfältig. Ein Backup Software Vergleich muss Kriterien wie Skalierbarkeit, Sicherheit (z.B. Immutable Backup), Compliance und die Qualität des Supports (SLAs) berücksichtigen. Professionelle Cybersecurity Services und IT Services als Partner sind hier oft die kosteneffizientere IT Lösung für Unternehmen.
Fazit: Vom Backup-Fehler zur resilienten IT-Sicherheitsstrategie
Die Vermeidung dieser 15 häufigsten Fehler ist kein “Nice-to-have”, sondern ein fundamentaler Pfeiler für die IT Sicherheit und die unternehmerische Resilienz. Wie wir gesehen haben, ist Datenverlust selten das Ergebnis eines einzelnen technischen Defekts. Meistens ist er die Folge einer Kette von strategischen Versäumnissen, technischen Nachlässigkeiten und fehlenden Backup-Prozessen.
Eine moderne Datensicherung ist weit mehr als nur eine Sicherungskopie auf einer externen Festplatte. Sie ist ein dynamischer Prozess, der eine klare Backup-Strategie, robuste Technik wie Immutable Backup und vor allem disziplinierte, regelmäßige Tests der Wiederherstellung umfasst.
In einer Zeit, in der Ransomware-Angriffe und Cyberangriffe zur täglichen Bedrohung gehören, ist eine funktionierende Backup-Strategie Ihr stärkster Schutzschild. Sie ist nicht nur ein technisches Detail, sondern ein zentraler Baustein, um Compliance-Anforderungen wie NIS-2 oder der DSGVO gerecht zu werden. Ein ganzheitliches Backup-Konzept erfordert eine 360-Grad-Sicht auf Ihre gesamte IT-Infrastruktur – von Endpoint-Backups bis zu Cloud-Backups. Erfahrene Partner für IT Lösungen helfen dabei, die Komplexität moderner Cybersecurity zu managen und sicherzustellen, dass Ihre Datensicherheit im Ernstfall nicht auf Hoffnung, sondern auf geprüften Prozessen basiert.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Backup-Fehlern
Was ist der absolut häufigste Backup-Fehler?
Der häufigste und zugleich schwerwiegendste Backup-Fehler ist das Fehlen von Wiederherstellungstests. Ein Backup, dessen Wiederherstellbarkeit nie geprüft wurde (Restore-Test), ist im Ernstfall wertlos.
Reicht ein Cloud-Backup wie Microsoft 365 oder Google Drive aus?
Nein. Diese Dienste sichern die Verfügbarkeit der Plattform (Shared Responsibility), aber nicht Ihre Daten vor Löschung durch menschliche Fehler oder Ransomware-Angriffe. Sie benötigen zwingend eine Drittanbieter-Lösung für ein echtes Microsoft 365 Backup oder Google Workspace Backup.
Wie schützt man Backups am besten vor Ransomware?
Der beste Schutz ist eine Kombination aus der 3-2-1-Regel (insbesondere Offsite-Backups, die physisch oder logisch getrennt sind) und der Nutzung von Immutable Backup (Unveränderbarkeit der Backup-Daten), z.B. mittels S3 Object Lock.
Muss ich wirklich Laptops im Homeoffice (Endpoints) sichern?
Ja. Auf Endpoint-Backups zu verzichten ist ein kritischer Backup-Fehler. Auf Laptops und mobilen Geräten liegen oft wichtige Daten und wichtige Dateien, die in keinem anderen Backup-System erfasst sind.
Was ist der Unterschied zwischen Backup und Disaster Recovery?
Ein Backup ist die Sicherungskopie Ihrer Daten. Ein Disaster Recovery Plan ist der gesamte strategische Prozess, der beschreibt, wie Sie Ihre IT-Infrastruktur und Geschäftsprozesse nach einem Totalausfall (dem Ernstfall) mithilfe dieser Backups wiederherstellen.