Backup – Datensicherung einfach erklärt

Datenverlust ist eine der größten Bedrohungen für moderne Unternehmen. Ein einziger Cyberangriff, ein Hardwaredefekt an einem Laufwerk oder versehentliches Löschen kann wichtige Daten, Originaldaten und ganze Dateisysteme unwiederbringlich zerstören.

Ob sensible personenbezogene Daten, kritische Unternehmensdaten aus ERP-Systemen oder Konfigurationen: Eine verlässliche Datensicherung ist das Fundament jeder Cybersecurity- und IT-Sicherheitsstrategie. Doch wichtige Daten liegen heute überall: auf Servern (Linux, Windows Server), auf PCs (Windows 10, Windows 11, macOS), auf mobilen Geräten (Android, iOS) und im Cloud-Speicher (z.B. Microsoft 365, Google Drive, iCloud).

Eine einfache externe Festplatte oder ein einzelner USB-Stick reicht als Backup-Lösung längst nicht mehr aus. Dieser Leitfaden erklärt, was eine Datensicherung (auch Backup genannt) wirklich leisten muss, welche Backup-Methoden es gibt und wie Sie eine sichere, DSGVO-konforme Backup-Strategie für Ihr Unternehmen entwickeln.

Wir bei microCAT bieten maßgeschneiderte Cybersecurity Lösungen und IT Services für Unternehmen und unterstützen Sie seit über 40 Jahren bei der Erstellung einer robusten Backup-Strategie.

Was ist ein Backup?

Ein Backup – auch Datensicherung genannt – ist die Erstellung einer Sicherungskopie von physischen oder virtuellen Originaldaten, die in regelmäßigen Abständen erstellt wird. Das primäre Ziel ist es, diese wichtigen Daten im Ernstfall (z. B. nach einem Datenverlust) konsistent, vollständig und schnell wiederherstellen zu können. Dieser Prozess wird Datenwiederherstellung oder Disaster Recovery genannt.

Diese Sicherung (Sicherheitskopie) schützt Unternehmensdaten – von einzelnen Dateien über Konfigurationen bis hin zu komplexen Datenbanken – vor den häufigsten Gefahren, die zu Datenverlust führen:

• Cyberangriffe, insbesondere Ransomware-Angriffe, die Daten verschlüsseln.
• Technische Defekte, wie Hardwareausfälle an einem Laufwerk oder Server.
• Menschliche Fehler, wie das versehentliche Löschen von Ordnern oder E-Mails.
• Katastrophen, wie Brand, Wasser oder Diebstahl der Hardware.

Zur Umsetzung nutzt eine Backup-Strategie eine Kombination aus moderner Backup-Software, unterschiedlichen Speicherorten und sicheren Speichermedien, vom lokalen NAS (Network Attached Storage) bis hin zum externen Cloud-Speicher. Es werden dabei gezielt Datenträgerkopien erstellt und verwaltet.

Aus der Praxis: “Ein Backup ist die einzige Versicherung, die Sie im Ernstfall eines Cyberangiffs wirklich rettet. Aber eine Datensicherung ist nur dann wertvoll, wenn ihre Wiederherstellbarkeit bewiesen ist. Alles andere ist keine Strategie, sondern Hoffnung.”

Warum ist eine Datensicherung für Unternehmen unverzichtbar?

Der Verlust wichtiger Daten kann für Unternehmen fatale Folgen haben. Die Ursachen für Datenverlust sind vielfältig, aber die Auswirkungen oft identisch: Stillstand.

Schutz vor Datenverlust und Ransomware

Eine aktuelle Sicherungskopie ist der einzige Weg zur schnellen Datenwiederherstellung nach einem Cyberangriff mit Ransomware oder einem Hardware-Defekt an einem Laufwerk. Ohne ein funktionierendes Backup zur Datensicherung sind Ihre Originaldaten entweder für Lösegeld gesperrt oder permanent verloren.

Sicherung der Geschäftskontinuität & Kosten

Datenverlust beeinträchtigt den Geschäftsbetrieb massiv: Produktionsprozesse stoppen, Kundendaten sind weg und Ausfallzeiten kosten Geld. Die zentrale Frage ist daher nicht, was kostet ein Backup, sondern vielmehr, was kostet ein Ausfall.

Die Kosten eines einzigen Tages Stillstand durch Datenverlust übersteigen die jährlichen Backup-Kosten oft um ein Vielfaches. Eine robuste Datensicherung ist somit ein direkter Wettbewerbsvorteil durch nachweisbare Ausfallsicherheit.

Einhaltung rechtlicher Anforderungen (Compliance)

Eine Datensicherung ist eine rechtliche Notwendigkeit. Bei einem Verstoß gegen die DSGVO – etwa durch den Verlust personenbezogener Daten – drohen hohe Bußgelder. Eine DSGVO- und GoBD-konforme Backup-Strategie ist daher kein Luxus, sondern eine Grundvoraussetzung für moderne IT-Sicherheit und wird von Regulierungen wie NIS-2 explizit gefordert.

Strategien & Tools als Unternehmen umsetzen

Die häufigsten Backup-Fehler: Wo Strategien scheitern Viele Unternehmen wiegen sich in falscher Sicherheit. Die Annahme, eine Datensicherung zu haben, schützt nicht vor Datenverlust, wenn die Datensicherungsstrategie grundlegende Mängel aufweist. Diese Irrtümer sind die häufigsten Ursachen für ein Scheitern im Ernstfall.

Hier sind die 5 kritischsten Punkte, die Sie sofort prüfen sollten:

Fehler 1: Keine echte Strategie: Das “Backup” besteht nur aus einer externen Festplatte oder einem USB-Stick, der manuell und in unregelmäßigen Abständen angeschlossen wird. Es gibt keinen Plan, keine definierten Ziele und keine Automatisierung für die Datensicherung.

Fehler 2: Cloud-Speicher mit Backup verwechseln: Dienste wie Microsoft OneDrive, Google Drive oder iCloud sind Synchronisierungsdienste, keine Backup-Lösungen. Löschen Sie eine Datei lokal, wird sie auch im Cloud-Speicher gelöscht. Sie bieten keinen Schutz vor Ransomware oder versehentlichem Löschen über die Papierkorb-Frist hinaus.

Fehler 3: Kein Offsite-Backup (Ignorieren der 3-2-1-Regel): Alle Sicherungskopien (oder Datenträgerkopien) liegen am selben Speicherort wie die Originaldaten (z.B. das NAS im selben Serverschrank). Bei einem Brand oder Diebstahl sind Originaldaten und Backups verloren.

Fehler 4: Keine Wiederherstellungstests: Das Backup läuft zwar jeden Tag, aber niemand hat je geprüft, ob die Datenwiederherstellung auch funktioniert. Im Ernstfall stellt man fest, dass die gesicherten Daten korrupt oder unvollständig sind.

Fehler 5: Backups nicht vor Ransomware schützen: Das Backup-Laufwerk ist permanent mit dem Netzwerk verbunden. Ein Ransomware-Angriff, der sich im Netzwerk ausbreitet, verschlüsselt die Server und die angeschlossene Datensicherung.

Ein weiterer kritischer Fehler ist das Vertrauen in Cloud-Verfügbarkeit. Dienste wie Microsoft 365 oder Google Drive sind kein Backup. Sie arbeiten nach einem Modell der geteilten Verantwortung, bei dem der Nutzer für den Schutz seiner eigenen wichtigen Daten vor Löschung oder Angriffen verantwortlich ist. Der fatalste Fehler ist jedoch das Auslassen von Wiederherstellungstests.

Das Fundament: Die Backup-Strategie (Der Plan)

Eine Datensicherungsstrategie ist der Masterplan für Ihre Datensicherheit. Sie definiert, was, wie, wo und wie oft gesichert wird. Ein professionelles Backup in Unternehmen ist ein komplexes Projekt, das weit über den Kauf einer externen Festplatte hinausgeht.

Ziele definieren: RPO und RTO als Schlüsselwerte

Eine Backup-Strategie muss messbar sein. Die Kennzahlen RTO (Recovery Time Objective) und RPO (Recovery Point Objective) sind entscheidend. Bevor Sie Backup-Software kaufen, müssen RPO und RTO definiert sein. Das RPO beschreibt den maximal tolerierbaren Datenverlust (z.B. 24 Stunden). Das RTO beschreibt die maximal tolerierbare Ausfallzeit (z.B. 4 Stunden).

Die Grundregel: Die 3-2-1-Regel (und ihre Evolution)

Eine bewährte Regel ist die 3-2-1-Regel. Sie ist die absolute Mindestanforderung für eine professionelle Datensicherung. Sie besagt: Erstellen Sie mindestens drei Sicherungskopien Ihrer wichtigen Daten (Original + 2 Backups). Speichern Sie diese Datenträgerkopien auf zwei unterschiedlichen Speichermedien (z.B. ein lokales NAS und Cloud-Speicher). Halten Sie eine dieser Sicherungskopien extern, also an einem anderen Speicherort (Offsite).

In Zeiten von Ransomware reicht die 3-2-1-Regel oft nicht mehr. Moderne, resiliente Backup-Architektur erweitert diese Regel auf 3-2-1-1-0. Die zusätzliche “1” steht für eine unveränderbare (immutable) Kopie, die “0” steht für null Fehler bei regelmäßigen Wiederherstellungstests.

Die Bausteine: Backup-Methoden und Technologien

Je nach anfallenden großen Datenmengen, verfügbarem Speicherplatz und RTO-Zielen werden verschiedene Backup-Methoden (Backup Methods) kombiniert.

Vollsicherung vs. Inkrementelles vs. Differentielles Backup

Hier ist eine Tabelle, die die drei Haupt-Backup-Methoden vergleicht:

Methode	Beschreibung	Benötigter Speicherplatz	Wiederherstellungs- geschwindigkeit
Vollsicherung (Full Backup)	Erstellt ein vollständiges Backup aller Originaldaten. Jede Sicherung ist eine komplette Kopie.	Sehr hoch	Sehr schnell (nur eine Sicherungsdatei nötig)
Inkrementelles Backup	Sichert nur die Daten, die sich seit dem letzten Backup (egal welchen Typs) geändert haben.	Sehr gering (effizienteste Nutzung)	Langsam (Vollsicherung + alle inkrementellen Backups werden benötigt)
Differenzielles Backup	Sichert alle Daten, die sich seit der letzten Vollsicherung geändert haben.	Mittel (wächst mit jeder Sicherung an)	Schnell (Nur Vollsicherung + letztes differenzielles Backup nötig)

Die meisten Unternehmen nutzen eine Kombination: zum Beispiel eine wöchentliche Vollsicherung, kombiniert mit täglichen inkrementellen Backups oder differenziellen Sicherungen. Die Wahl zwischen einem inkrementellen vs differenziellen Backup hat massive Auswirkungen auf Speicherplatz und Wiederherstellungszeit.

Backup Versionierung: Warum alte Datenstände wichtig sind

Es reicht nicht, nur die letzte Version zu sichern und alte Sicherungskopien zu überschreiben. Was passiert, wenn eine Datei unbemerkt beschädigt wird oder ein Ransomware-Angriff erst Tage später auffällt?

Eine saubere Backup-Versionierung ist wichtig, weil sie sicherstellt, dass Sie auf ältere, “saubere” Stände der gesicherten Daten zugreifen können, um einen unbeschädigten Datenstand wiederherzustellen.

Speicherorte & Medien: Von NAS bis S3 Object Lock

Die 3-2-1-Regel verlangt unterschiedliche Speichermedien. Ein USB-Stick oder eine einzelne externe Festplatte ist als Speichermedium unsicher und für Unternehmen ungeeignet. Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein gängiger lokaler Speicherort, muss aber vor Ransomware geschützt werden.

Cloud-Speicher ist die ideale Lösung für die externe Offsite-Kopie. Er ist skalierbar, physisch getrennt und ein effizienter Speicherort.

Moderne Backup-Strategien nutzen oft einen hybriden Ansatz: Ein lokales Backup auf einem gehärteten Speichermedium für schnelle Wiederherstellungen (kurzes RTO) und ein Cloud-Backup im externen Cloud-Speicher für die Katastrophenvorsorge (Disaster Recovery).

Der Ernstfall: Ransomware-Schutz & Disaster Recovery

Die modernste Bedrohung für die Datensicherheit ist Ransomware. Eine gute Backup-Strategie ist heute immer auch eine Ransomware-Schutzstrategie.

Ransomware-resiliente Backups & Immutable Backup

Ihr Backup ist das Hauptziel für Ransomware. Wenn es online erreichbar ist, wird es mitverschlüsselt. Die stärkste Verteidigung ist ein Immutable Backup. Immutable bedeutet “unveränderbar”. Die Sicherungskopien werden nach dem Schreiben so versiegelt, dass sie für einen festgelegten Zeitraum nicht mehr geändert oder gelöscht werden können – nicht einmal von einem Angreifer mit Administrator-Rechten oder einer kompromittierten Kennung.

Disaster Recovery & Notfallwiederherstellung

Diese Begriffe werden oft verwechselt. Ein Backup ist die Sicherungskopie. Disaster Recovery (DR) ist der Prozess der Datenwiederherstellung der gesamten IT-Infrastruktur nach einem Totalausfall.

Ein Disaster Recovery Plan (DR-Plan) & Notfallwiederherstellung ist ein detailliertes “Runbook” für den Ernstfall. Es legt fest, wer was wann tun muss, in welcher Reihenfolge Systeme (z.B. erst Datenbanken, dann Anwendungen) wiederhergestellt werden müssen und wie die Kommunikation läuft. Es ist die schriftliche Anleitung, um die definierten RTO- und RPO-Ziele in die Praxis umzusetzen.

Der Beweis: Validierung und Monitoring (Der Prozess)

Ein nicht getestetes Backup ist kein Backup. Vertrauen in die Technik reicht nicht aus; Sie benötigen den Beweis, dass die gesicherten Daten wiederherstellbar sind.

Restore-Test & Backup-Validierung

Dies ist der wichtigste und am häufigsten ignorierte Schritt. Ein Restore-Test simuliert den Ernstfall und prüft, ob die Datenwiederherstellung tatsächlich funktioniert. Nur ein regelmäßiger Restore-Test & Backup-Validierung beweist, dass Ihre Backup-Strategie im Ernstfall funktioniert.

Dabei werden nicht nur einzelne Dateien wiederhergestellt, sondern ganze Systeme (wie virtuelle Maschinen) in einer isolierten Umgebung hochgefahren, um die Konsistenz der Daten und Anwendungen zu prüfen. Erst dieser Test validiert, ob Ihre RTO-Ziele realistisch sind.

Backup-Monitoring und Reporting

“Set and Forget” ist ein fataler Backup-Fehler. Ein Backup-System muss 24/7 überwacht werden, um fehlgeschlagene Jobs, Speicherplatz-Engpässe oder Anomalien (z.B. ungewöhnlich hohe Datenänderungsraten, die auf Ransomware hindeuten) sofort zu erkennen.

Automatisiertes Backup-Monitoring und Reporting ist essenziell, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Datensicherheit zu maximieren. Es liefert der IT-Abteilung tägliche Statusberichte und der Geschäftsführung den Nachweis, dass die Investition in die Datensicherung funktioniert.

Compliance: Die rechtlichen Anforderungen (DSGVO & GoBD)mware

In Deutschland und der EU muss eine Datensicherung komplexe rechtliche Anforderungen erfüllen, insbesondere den Konflikt zwischen Löschpflichten (DSGVO) und Aufbewahrungspflichten (GoBD).

Backup vs. Archivierung: Der entscheidende Unterschied

Dies ist der kritischste Compliance-Fehler. Ein Backup und ein Archiv sind technisch und juristisch fundamental verschieden.

Ein Backup dient der Disaster Recovery. Es ist eine kurzfristige Sicherungskopie (z.B. 30-90 Tage) für die Datenwiederherstellung. Es ist rotierend, d.h. alte Backups werden überschrieben.

Ein Archiv dient der Compliance. Es ist eine langfristige, revisionssichere Aufbewahrung von bestimmten Daten (z.B. Buchungsbelege, E-Mails) für 6, 10 oder mehr Jahre. Diese Daten müssen unveränderbar und jederzeit auffindbar sein.

Wer Backup vs. Archivierung vermischt, riskiert DSGVO-Strafen (weil personenbezogene Daten nicht gelöscht werden) oder GoBD-Verstöße (weil steuerrelevante Daten veränderbar sind oder zu früh gelöscht werden).

DSGVO, GoBD & Aufbewahrung

Wie sichert man personenbezogene Daten DSGVO-konform? Wie erfüllt man die gesetzlichen Aufbewhrungsfristen der GoBD für Buchungsbelege oder Handelsbriefe? Die Lösung ist die strikte Trennung.

Personenbezogene Daten (z.B. von Kunden oder Mitarbeitern) müssen nach Zweckentfall gelöscht werden. Im Backup verschwinden sie automatisch, wenn die Backup-Rotation (z.B. 90 Tage) abläuft.

Steuerrelevante Daten (z.B. elektronische Rechnungen) müssen in ein revisionssicheres Archivsystem überführt werden, wo sie 10 Jahre lang manipulationssicher lagern. Ein klares Konzept für revisionssichere E-Mail-Archivierung und Datensicherung ist Pflicht. Ihr Backup muss DSGVO- und GoBD-konform sein.

Deep Dive: Was muss gesichert werden? (Workloads)

Eine “One-Size-Fits-All”-Datensicherung gibt es nicht. Eine moderne Datensicherungsstrategie muss jeden Workload individuell betrachten, da wichtige Daten heute im gesamten Unternehmen verteilt sind.

Virtuelle Infrastruktur: VM- & Container-Backups

Die Sicherung von virtuellen Maschinen (VMware, Hyper-V) erfordert spezielle Tools. Man kann nicht einfach die Dateien eines Laufwerks kopieren, während die VM läuft. VM Backup Best Practices erfordern anwendungskonsistente Sicherungen, die z.B. Datenbanken innerhalb der VM kurz anhalten, um einen sauberen Datenstand zu sichern.

Snapshots sind hierbei nützlich, aber kein vollwertiges, externes Backup. Dasselbe gilt für moderne VM- vs. Container-Backups (K8s & etcd), bei denen Konfigurationen (etcd) und persistente Datenvolumen gesichert werden müssen.

Kritische Daten: Datenbank-Backups

Datenbanken sind das Herz Ihrer ERP- und CRM-Systeme. Sie sind immer aktiv und verarbeiten Transaktionen. Eine einfache Dateisicherung würde zu einem korrupten, inkonsistenten Datenstand führen. Sie benötigen transaktionskonsistente Datenbank-Backups (SQL/Oracle/Postgres), die mit den nativen Schnittstellen der Datenbank arbeiten (z.B. Transaktionsprotokoll-Sicherung bei SQL Server oder RMAN bei Oracle), um einen exakten Point-in-Time-Recovery zu ermöglichen.

Cloud-Anwendungen (SaaS): Microsoft 365

Dies ist einer der größten Irrtümer: Microsoft sichert nicht Ihre Daten vor Löschung oder Ransomware. Sie sind im Rahmen des “Shared Responsibility”-Modells (Modell der geteilten Verantwortung) selbst verantwortlich. Wenn ein Mitarbeiter SharePoint-Daten löscht, ein Admin ein Postfach leert oder Ransomware Ihr OneDrive verschlüsselt, ist Microsoft nicht haftbar. Der M365-Papierkorb ist kein Backup.

Deshalb ist ein Microsoft 365 Backup: Gründe, Grenzen & Lösungen ein kritisches Thema. Viele fragen sich: Reicht M365 „von Haus aus“?. Die klare Antwort ist Nein. Ein Drittanbieter-Backup ist unerlässlich, wenn Sie SharePoint/OneDrive/Teams richtig sichern wollen.

Weitere SaaS-Dienste: Google Workspace & Salesforce

Dasselbe “Shared Responsibility”-Prinzip gilt für andere große Plattformen. Gelöschte Daten in Google Drive (genutzt auf Android-Geräten und Desktops) oder verlorene Kundendatensätze in Salesforce sind ohne externes Backup oft permanent verloren. Ein Google Workspace Backup für Gmail und Drive sowie ein Salesforce-Backup sind daher für Unternehmen, die diese Plattformen nutzen, ebenso notwendig.

Native Cloud-Dienste (IaaS/PaaS)

Was ist mit den eingebauten Backup-Lösungen der großen Hyperscaler? Wir vergleichen die Azure/AWS/GCP: Native Backup-Dienste. Diese sind oft gut und tief integriert (z.B. VM-Snapshots in Azure), aber sie sind plattformgebunden. Für eine echte 3-2-1-Strategie ist es oft sicherer, die Daten bei einem unabhängigen Drittanbieter oder in einer anderen Cloud zu sichern, um eine Anbieter-Abhängigkeit zu vermeiden.

Die vergessene Lücke: Endpoint-Backups

Wichtige Daten entstehen und lagern zunehmend dezentral auf Laptops (Windows 11, macOS, Linux) und mobilen Geräten (Android) im Homeoffice. Diese “Endpoints” werden von traditionellen Server-Backups nicht erfasst. Wenn ein Laptop gestohlen wird, das Laufwerk ausfällt oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sind diese Daten verloren. Endpoint-Backups für Laptops & Homeoffice schließen diese kritische Sicherheitslücke.

Die Auswahl: Die richtige Backup-Software finden

Der Markt für Backup-Software ist riesig. Die Wahl der richtigen Tools ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Backup-Strategie. Die Lösung muss zu Ihren Workloads (VM, Cloud, Datenbanken), Ihrem Speicherort (Cloud-Speicher, NAS) und Ihren RTO/RPO-Zielen passen.

Ein Backup-Software im Vergleich zeigt, dass manche Lösungen stark bei der Sicherung virtueller Maschinen sind, während andere sich auf SaaS-Backups wie Microsoft 365 spezialisiert haben. Wichtige Kriterien sind: Unterstützt die Software Immutable Backups? Wie einfach ist die Datenwiederherstellung? Und wie funktioniert das Monitoring?

Das Backup-Glossar A–Z

Begriffe wie Immutable, RPO, Air-Gap, inkrementelles Backup oder Vollsicherung überfordern Sie? In einer modernen Datensicherungsstrategie wimmelt es von Fachbegriffen. Wir haben alle wichtigen Backup-Begriffe im Glossar A-Z einfach erklärt, damit Sie bei der Planung Ihrer Datensicherung fundierte Entscheidungen treffen können.

Fazit & Nächste Schritte (mit microCAT)

Sie sehen: Eine moderne Datensicherungsstrategie ist ein komplexes, aber überlebenswichtiges Fundament Ihrer IT-Sicherheit. Von der Definition des RPO über die Wahl der Backup-Software bis hin zum regelmäßigen Restore-Test – jeder Schritt zählt.

Eine erfolgreiche Backup-Einführung basiert auf drei Säulen:

• Strategie: Klare Definition von RPO, RTO und die Einhaltung der 3-2-1-1-0-Regel.
• Technologie: Die Auswahl der passenden Backup-Software und Speicherorte (Hybrid-Cloud, Immutable Storage).
• Prozess: Die Etablierung von automatisiertem Monitoring und disziplinierten Wiederherstellungstests.

microCAT bietet individuell passende Cybersecurity Lösungen vom Standort München aus an über 20 weiteren Standorten in ganz Deutschland an. Wir sind persönlich für Sie da. Im Bereich Backup & Archivierung analyisieren wir als erfahrener Partner für IT Services und Cybersecurity Ihre IT-Infrastruktur, Ihre geschäftskritischen Daten und Ihre Compliance-Anforderungen (DSGVO, NIS-2).

Wir entwickeln mit Ihnen eine individuelle, kosteneffiziente Backup-Strategie – ob Sie Microsoft 365 Umgebungen, virtuelle Maschinen oder Datenbanken sichern müssen.

Eine gute Datensicherung beginnt mit einem Plan. Unsere Checkliste: Backup-Einführung in 30 Tagen hilft Ihnen, die ersten Schritte richtig zu machen und die häufigsten Fehler zu vermeiden.

FAQs zu Backups