In der Welt der Datenspeicherung werden die Begriffe „Backup“ und „Archivierung“ oft synonym verwendet. Doch dieser Irrtum kann fatale Folgen haben: von Bußgeldern durch nicht erfüllte gesetzliche Vorschriften bis hin zum unwiederbringlichen Datenverlust nach einem Ransomware-Angriff. Obwohl beide Prozesse der Datensicherheit dienen, verfolgen sie fundamental unterschiedliche Ziele.
Eine professionelle Datensicherung ist Ihr Schutzschild für die operative Gegenwart, während eine Archivierungslösung Ihr juristisches Gedächtnis für die Zukunft ist.
Dieser Leitfaden beleuchtet die wichtigsten Unterschiede, erklärt, warum Sie zwingend beides benötigen, und zeigt, wie Sie Compliance-Anforderungen in modernen Cloud-Umgebungen meistern.
Was ist ein Backup? Der Fokus liegt auf schneller Wiederherstellung
Der primäre Anwendungsfall für ein Backup-System ist die Gewährleistung der Geschäftskontinuität. Es erstellt in regelmäßigen Abständen eine Kopie von Daten, genauer gesagt von Ihren aktuellen Daten.
Das Ziel ist es, nach einem Störfall – sei es ein Hardware-Defekt, menschliches Versagen oder einer der zunehmenden Cybersecurity-Bedrohungen – eine schnelle Wiederherstellung des Betriebs zu ermöglichen.
Ein Backup ist also eine operative Maßnahme für das Disaster Recovery. Es arbeitet mit dynamischen, aktiven Daten und sichert diese für einen relativ kurzen Zeitraum. Um Speicherplatz zu sparen, werden alte Sicherungen oft überschrieben. Eine Backup-Lösung ist nicht darauf ausgelegt, Daten unveränderbar über einen langen Zeitraum aufzubewahren.
Was ist eine Archivierung? Der Fokus liegt auf Revisionssicherheit und Aufbewahrung
Im Gegensatz dazu ist der Zweck einer Archivierungslösung die langfristige Aufbewahrung von Unternehmensdaten. Hier geht es nicht primär um die Wiederherstellung ganzer Systeme, sondern darum, wichtige Daten und Dokumente über einen langen Zeitraum (oft 6-10 Jahre) originalgetreu, unveränderbar und auffindbar zu speichern, um gesetzliche Anforderungen (z.B. aus GoBD, HGB, DSGVO oder NIS-2) zu erfüllen.
Das Schlüsselwort lautet Revisionssicherheit. Ein Archivsystem arbeitet nach dem WORM-Prinzip (Write Once, Read Many): Einmal archivierte Daten können gelesen, aber nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Die Archivdaten sind statisch und vollständig indexiert, um bei einer Betriebsprüfung oder rechtlichen Auseinandersetzung schnell auffindbar zu sein.
Die 5 entscheidenden Unterschiede im direkten Vergleich
| Kriterium | Backup (Datensicherung) | Archivierung |
| Primärer Zweck | Operative schnelle Wiederherstellung von Systemen und aktuellen Daten nach einem Datenverlust. | Strategische, langfristige Aufbewahrung zur Erfüllung von gesetzlichen Vorschriften (Compliance). |
| Datenart | Aktive Daten; dynamische Momentaufnahme des gesamten Backup-Systems. | Abgeschlossene, statische Daten (Archivdaten), die nicht mehr verändert werden müssen. |
| Speicherdauer | Kurz- bis mittelfristig. Alte Backups werden überschrieben, um Speicherplatz zu sparen. | Langen Zeitraum (Jahre bis Jahrzehnte), entsprechend der gesetzlichen Anforderungen. |
| Datenintegrität | Daten sind veränderbar; eine neuere Sicherung ersetzt eine ältere. | Revisionssicherheit (WORM-Prinzip); Daten sind nach dem Archivieren unveränderbar und unlöschbar. |
| Wiederherstellung | Vollständig oder granular. Ziel: Betriebsfähigkeit wiederherstellen. | Einzelne Objekte werden im Originalzustand wiedergefunden (z.B. für Audits). |
Spezialfall: Die rechtssichere Archivierung von E-Mails
Ein klassischer Anwendungsfall, bei dem die Unterschiede deutlich werden, ist die E-Mail-Archivierung. Geschäftliche E-Mails gelten als offizielle Dokumente und unterliegen denselben gesetzlichen Vorschriften wie Papierrechnungen. Ein reines Backup eines Microsoft Exchange-Servers reicht hier nicht aus, da E-Mails im Backup manipuliert oder nach Ablauf der Backup-Rotation gelöscht werden können.
Eine dedizierte Lösung für die Archivierung von E-Mails, wie zum Beispiel MailStore, sorgt für eine revisionssichere Archivierung. Jede ein- und ausgehende E-Mail wird sofort in einem separaten, unveränderbaren Archivsystem gespeichert und ist somit vor Manipulation und Datenverlust geschützt.
Aus der Praxis: “Ein Backup ist Ihre Zeitmaschine für die letzten Stunden oder Tage. Ein Archiv ist Ihr fälschungssicheres Notariat für die letzten zehn Jahre. Wer das verwechselt, riskiert im Ernstfall beides: seine wichtigen Daten bei einem Angriff und seine rechtliche Existenz bei einer Betriebsprüfung. Eine moderne Strategie für IT-Sicherheit braucht beides zwingend.”
Disaster Recovery & Notfallwiederherstellung: Leitfaden
Fazit: Warum Sie eine duale Strategie für Ihre Datenspeicherung benötigen
Backup und Archivierung schließen sich nicht aus – sie sind zwei Seiten derselben Medaille namens Datensicherheit.
- Ihre Backup-Lösung schützt Sie vor dem sofortigen Stillstand durch Ransomware oder Hardware-Ausfälle.
- Ihre Archivierungslösung schützt Sie vor rechtlichen Konsequenzen und stellt die Integrität Ihrer Geschäftsdaten über Jahre sicher.
Besonders in hybriden oder reinen Cloud-Umgebungen ist es entscheidend, die Funktionalitäten der genutzten Cloud-Dienste genau zu prüfen. Oft bieten diese nur grundlegende Backup-Funktionen, aber keine revisionssichere Archivierung, die den strengen europäischen gesetzlichen Vorschriften genügt.
microCAT: Ihr Partner für Backup, Archivierung und Compliance
Die Konzeption einer Strategie, die sowohl eine robuste Datensicherung als auch eine revisionssichere Archivierung umfasst, erfordert Expertise. Als Anbieter für IT Lösungen für Unternehmen und spezialisierte Cybersecurity Services analysieren wir Ihre Geschäftsprozesse, identifizieren die relevanten gesetzlichen Anforderungen und implementieren ein maßgeschneidertes und kosteneffizientes Speichersystem.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Unternehmensdaten heute operativ und morgen rechtlich sicher sind.
FAQ zu Backup und Archivierung
Kann ein Backup eine Archivierung ersetzen?
Nein. Einem Backup fehlt die entscheidende Eigenschaft der Revisionssicherheit. Daten im Backup können verändert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist überschrieben werden. Es erfüllt somit nicht die gesetzlichen Anforderungen für die langfristige Aufbewahrung.
Was genau bedeutet “revisionssicher”?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Informationen unveränderbar, verlustsicher, reproduzierbar, nachvollziehbar und nur von berechtigten Personen zugänglich gespeichert werden. Jede Aktion im Archivsystem wird protokolliert.
Welche Daten müssen Unternehmen typischerweise archivieren?
Alle steuerrechtlich relevanten Dokumente (z.B. Rechnungen, Bilanzen), Handels- und Geschäftsbriefe sowie deren elektronisches Äquivalent, also auch geschäftliche E-Mails.
Erfüllen Cloud-Dienste wie Microsoft 365 automatisch die Archivierungspflicht?
Nicht standardmäßig. Tools wie Aufbewahrungsrichtlinien können ein Teil einer Archivierungslösung sein, garantieren aber oft nicht die volle Revisionssicherheit nach deutschen GoBD-Standards. Meist ist eine spezialisierte Drittanbieterlösung erforderlich.
