Microsoft 365 ist für unzählige Unternehmen das unbestrittene Zentrum der digitalen Zusammenarbeit und Produktivität. Doch mit der tiefen Integration in die täglichen Geschäftsprozesse wächst eine weit verbreitete und gefährliche Annahme: Dass Microsoft sich als Cloud-Anbieter vollumfänglich um die Datensicherung der Daten in Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business und Microsoft Teams kümmert.
Dieser Trugschluss ist einer der 15 häufigsten Backup-Fehler und stellt eine erhebliche Lücke in der Cybersecurity-Strategie dar. Er kann nach Cyberangriffen oder bei menschlichen Fehlern zu unwiederbringlichem Datenverlust führen.
Als Experte für IT-Sicherheit für Unternehmen sehe ich in der Praxis immer wieder die fatalen Folgen dieses Missverständnisses, das auf dem “Shared Responsibility Model” von Microsoft basiert. Einfach ausgedrückt: Microsoft sichert seine Infrastruktur, aber Sie sind und bleiben für Ihre Microsoft 365-Daten verantwortlich.
Dieser Artikel räumt mit den verbreitetsten Mythen rund um das Office 365 Backup auf. Wir zeigen Ihnen klar die Grenzen der nativen M365-Funktionen auf und legen dar, warum ein echtes, dediziertes Microsoft 365 Backup notwendig ist, um Ihre wichtigen Daten vor Verlust zu schützen und die volle Kontrolle zu behalten.
Das Modell der geteilten Verantwortung: Wer ist wofür zuständig?
Um zu verstehen, warum eine dedizierte Backup-Lösung für Microsoft 365 unerlässlich ist, muss man das von Microsoft definierte “Shared Responsibility Model” kennen. Dieses Modell ist keine Empfehlung, sondern ein fester Bestandteil der Serviceverträge.
Es legt klar fest, wo die Verantwortung von Microsoft endet und wo Ihre als Kunde beginnt. Was ist ein Backup? Es ist eine Kopie Ihrer Daten, für die Sie verantwortlich sind. Viele Lücken in der Datensicherheit entstehen, weil diese Trennlinie ignoriert wird.
Microsofts Verantwortung: Die Infrastruktur Microsoft garantiert die globale Verfügbarkeit seiner Cloud-Dienste und liefert ein Service Level Agreement (SLA) für die Uptime. Das Unternehmen ist verantwortlich für die physische Sicherheit seiner globalen Rechenzentren und die generelle Betriebsbereitschaft der M365-Plattform. Vereinfacht gesagt bedeutet das, dass Microsoft dafür sorgt, dass die Server laufen, aber nicht die Daten innerhalb des Dienstes vor allen Gefahren, die zu einem Datenverlust führen können, schützt.
Ihre Verantwortung: Der Schutz der Daten. Sobald Ihre Daten in der Microsoft Cloud liegen, liegt die Verantwortung für deren Schutz, die Aufbewahrung und die Kontrolle vollumfänglich bei Ihnen.
Ihre Zuständigkeit umfasst den Schutz vor versehentlichem Löschen durch menschliche Fehler, die Absicherung gegen externe Bedrohungen wie Ransomware, die Kontrolle der Zugriffsrechte und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Professionelle IT Services helfen Unternehmen dabei, dieser Verantwortung für den Schutz ihrer Unternehmensdaten gerecht zu werden.
Was Microsoft 365 leistet: Die Grenzen der nativen Wiederherstellung
Microsoft stellt durchaus einige Werkzeuge zur Verfügung, die oft fälschlicherweise als Backup-Funktionen interpretiert werden. Diese “Sicherheitsnetze” sind für spezifische, begrenzte Szenarien nützlich, ersetzen jedoch keine durchdachte und externe Backup-Strategie durch eine dedizierte Software.
Das beginnt beim bekannten Papierkorb (Recycle Bin), in dem gelöschte Elemente und gelöschte Dateien aus Exchange Online Postfächern oder SharePoint für maximal 93 Tage aufbewahrt werden, bevor die endgültige Löschung erfolgt. Er ist zwar eine erste Hilfe, aber kein echtes Backup, da er nicht vor Ransomware-Angriffen schützt, bei denen der Inhalt gezielt geleert wird.
Ein weiteres Werkzeug sind die Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies). Diese sind primär für Archivierung und eDiscovery konzipiert, um rechtlichen Anforderungen wie der DSGVO zu genügen.
Der definierte Aufbewahrungszeitraum dient der Compliance, nicht der operativen Datenwiederherstellung. Die Wiederherstellung ganzer Postfächer oder SharePoint-Sites aus den Aufbewahrungsrichtlinien im Admin Center ist extrem umständlich und für den Ernstfall ungeeignet.
Schließlich hilft der Versionsverlauf in SharePoint Online und OneDrive bei überschriebenen Dokumenten. Bei einem Ransomware-Angriff versagt diese Funktion jedoch, da auch die Versionen verschiedener Dateitypen verschlüsselt werden, was dieses Feature wertlos macht.
Die 5 realen Risiken ohne dediziertes M365-Backup
Sich ausschließlich auf die Bordmittel von Microsoft zu verlassen, setzt Ihr Unternehmen fünf realen Gefahren aus, die von einfachen Betriebsstörungen bis hin zu existenzbedrohenden Vorfällen reichen können. Eine umfassende Cybersecurity-Strategie muss diese Risiken adressieren.
- Versehentliche Löschung – Der menschliche Faktor Dies ist der mit Abstand häufigste Grund für Datenverlust in Microsoft 365. Ein Mitarbeiter löscht versehentlich einen kritischen Ordner in SharePoint, ein gesamtes Postfach oder einen wichtigen Teams-Kanal. Ist der Fehler erst nach Ablauf der 93-tägigen Papierkorb-Frist bemerkt, sind die Daten permanent verloren. Ohne ein externes Backup gibt es keine Möglichkeit, diese Informationen wiederherzustellen.
- Ransomware & Malware – Die externe Bedrohung Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass Cloud-Daten immun gegen Ransomware sind. Wird das Konto eines Mitarbeiters kompromittiert, kann ein Angreifer Daten in OneDrive oder SharePoint verschlüsseln. Der Synchronisierungs-Client lädt diese verschlüsselten Versionen in die Cloud hoch und überschreibt die sauberen Originaldateien – inklusive der Versionen. Eine Wiederherstellung auf einen sauberen Stand von “vor dem Angriff” ist mit Bordmitteln praktisch unmöglich. Dies unterstreicht die Notwendigkeit robuster IT Lösungen für Unternehmen.
- Interne Bedrohungen – Das Risiko von innen Ein verärgerter Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, kann vor seinem Austritt gezielt kritische Daten löschen, um Schaden anzurichten. Solche Aktionen sind oft gut geplant und zielen darauf ab, die Standard-Wiederherstellungsmechanismen wie den Papierkorb zu umgehen. Ein externes, isoliertes Backup ist oft die einzige Möglichkeit, solche Sabotageakte rückgängig zu machen.
- Compliance- und Rechtslücken – Die regulatorische Gefahr Viele Branchen unterliegen strengen Aufbewahrungspflichten und rechtlichen Anforderungen (z.B. GoBD, DSGVO). Auch neue Richtlinien wie NIS-2 fordern eine nachweisbare Widerstandsfähigkeit der IT-Systeme. Ohne eine dedizierte Backup-Lösung ist es oft schwierig und extrem aufwendig, Daten für Audits oder rechtliche Anfragen lückenlos und über Jahre hinweg bereitzustellen. Die nativen Aufbewahrungsrichtlinien sind hierfür, wie erwähnt, nur ein umständlicher und unzureichender Ersatz.
- Fehlkonfigurationen und App-Fehler – Das technische Risiko Fehlerhafte Automatisierungsskripte, falsch konfigurierte Aufbewahrungsrichtlinien oder Drittanbieter-Apps mit weitreichenden Schreibzugriffen können unbemerkt Daten in großem Umfang beschädigen oder löschen. Ein unabhängiges Backup bietet hier ein entscheidendes Sicherheitsnetz, um solche technischen Fehler schnell und unkompliziert zu korrigieren.
Aus der Praxis:
“Sich auf den M365-Papierkorb zu verlassen, ist wie ein Auto ohne Airbag zu fahren und auf die Knautschzone zu hoffen. Im Ernstfall – einem schweren Ransomware-Angriff – versagen diese nativen Mittel vollständig. Wir sehen in der Praxis, dass nur ein echtes, externes Backup die schnelle Wiederherstellung und damit die Geschäftstätigkeit sichert.”
Was eine echte Backup-Lösung leistet (und Microsoft nicht)
Im direkten Vergleich wird der strategische Wert einer dedizierten Microsoft 365 Backup-Lösung deutlich. Solche IT Lösungen schließen exakt die Lücken, die Microsoft offenlässt. Sie ermöglichen eine schnelle und granulare Wiederherstellung einzelner E-Mails, Dateien oder ganzer Postfächer von jedem beliebigen Wiederherstellungspunkt aus.
Die entscheidende Verteidigungslinie gegen Ransomware ist die echte Point-in-Time-Recovery. Sie sichert die Geschäftskontinuität und minimiert Ausfallzeiten, indem sie Daten auf einen Zeitpunkt vor dem Angriff zurücksetzt.
Darüber hinaus speichern professionelle Lösungen Ihre Microsoft 365-Backups an einem externen und isolierten Speicherort, zum Beispiel in Azure, AWS oder einem anderen Rechenzentrum.
Selbst wenn ein Angreifer volle Kontrolle über Ihren M365-Mandanten erlangt, hat er keinen Zugriff auf Ihre extern gesicherten Daten. Dies ermöglicht auch eine einfache Langzeitaufbewahrung, um die Compliance-Vorgaben für die Datenspeicherung und Archivierung zu erfüllen.
Fazit: Übernehmen Sie die volle Kontrolle über Ihre Unternehmensdaten
Sich allein auf die nativen Funktionen von Microsoft zu verlassen, ist keine tragfähige Cybersecurity-Strategie, sondern eine bewusste Akzeptanz von Geschäftsrisiken.
Die Sicherung von Microsoft 365-Daten ist unerlässlich. Das Shared Responsibility Model ist eine Tatsache: Die Verantwortung für den Schutz und die Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten liegt bei Ihnen.
Eine professionelle M365-Umgebung erfordert daher professionelle IT Services und durchdachte IT Lösungen. Wir bei microCAT verstehen die Tiefe dieser Herausforderung. Unsere Aufgabe ist es, diese kritische Sicherheitslücke mit den passenden Cybersecurity Services zu schließen und durch regelmäßige Backups eine robuste zweite Verteidigungslinie für Ihre wertvollsten Daten zu etablieren. Wir sorgen dafür, dass Sie die volle Kontrolle behalten.
Sind Ihre Microsoft 365-Daten wirklich sicher? Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, ob Ihre aktuelle Strategie für IT-Sicherheit für Unternehmen ausreicht oder ob Sie eine unbemerkte Lücke in Ihrer Datensicherung haben. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Risikoanalyse.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zum M365-Backup
Ist ein Backup für Microsoft Teams wirklich notwendig?
Ja, absolut. Microsoft Teams basiert auf SharePoint Online, Exchange Online und OneDrive for Business. Chats, Kanal-Informationen und Dateien werden an diesen Orten gespeichert. Ohne ein Backup können gelöschte Teams-Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nicht wiederhergestellt werden.
Schützt Microsoft meine Daten vor Ransomware?
Microsoft schützt seine eigene Infrastruktur. Es schützt Ihre Daten jedoch nicht davor, dass ein Benutzer mit kompromittierten Anmeldeinformationen verschlüsselte Dateien in die Cloud hochlädt. Hierfür ist ein externes Backup mit Point-in-Time-Recovery als Ransomware-Schutz unerlässlich. Führende Lösungen wie Veeam Backup sind hierfür optimiert.
Was ist der Unterschied zwischen Aufbewahrungsrichtlinien und einem Backup?
Eine Aufbewahrungsrichtlinie ist ein Archivierungswerkzeug. Es verhindert, dass Daten vor Ablauf einer Frist endgültig gelöscht werden. Ein Backup ist eine Kopie Ihrer Daten an einem externen Speicherort, die für eine schnelle und vollständige Wiederherstellung im operativen Notfall konzipiert ist.
Wie finde ich den richtigen Backup-Anbieter für Microsoft 365?
Achten Sie auf einen etablierten Drittanbieter wie Veeam, der eine Point-in-Time-Wiederherstellung, einen von Microsoft getrennten Speicherort und eine benutzerfreundliche Oberfläche für die granulare Wiederherstellung aller M365-Dienste (Microsoft Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams) anbietet. Ein guter Managed Service Provider kann Sie hierbei unterstützen.
