Sie nutzen Microsoft 365 (früher Office 365) und verlassen sich darauf, dass Ihre wichtigen Daten in Exchange Online, SharePoint und OneDrive sicher sind. Doch sind Ihre Microsoft 365-Daten wirklich vor allen Risiken geschützt?
Die Annahme, Microsoft würde eine vollumfängliche Datensicherung durchführen, ist ein gefährlicher Trugschluss und kann zu schwerwiegenden Datenverlusten führen.
Ohne eine dedizierte Microsoft 365 Backup-Lösung fehlt ein wesentlicher Baustein Ihrer IT Sicherheit, und Ihre Geschäftskontinuität ist ernsthaft gefährdet.
Dieser Leitfaden erklärt, warum ein Drittanbieter-Backup unerlässlich ist, wo die Grenzen der Microsoft-Tools liegen und wie eine robuste Backup-Lösung Ihre Daten vor Ransomware-Angriffen und menschlichem Versagen schützt.
Das Kernproblem: Microsofts Modell der geteilten Verantwortung
Um zu verstehen, warum ein Microsoft 365 Backup notwendig ist, muss man das „Shared Responsibility Model“ kennen. Microsoft selbst legt dieses Prinzip in seinem offiziellen Whitepaper dar. Es besagt im Kern:
- Microsoft ist verantwortlich für die Infrastruktur: Microsoft garantiert die globale Verfügbarkeit seiner SaaS-Dienste. Das Unternehmen betreibt die Rechenzentren, wartet die Hardware und stellt sicher, dass die Workloads wie Exchange Online oder SharePoint Online laufen.
- Sie sind verantwortlich für Ihre Daten: Sie als Kunde sind für den Schutz und die Kontrolle Ihrer Microsoft 365-Daten verantwortlich. Dies umfasst die Absicherung gegen versehentliches Löschen, interne und externe Cybersecurity-Bedrohungen (Ransomware), die Einhaltung von Compliance-Vorgaben wie der DSGVO oder NIS-2 und die Fähigkeit zur Datenwiederherstellung.
Microsoft stellt die Plattform bereit, aber die Sicherung der darauf befindlichen Informationen, inklusive der Metadaten, liegt in Ihrer Hand.
Immutable Backup: Ihr ultimativer Schutzschild gegen Ransomware
Die 6 kritischen Lücken in der nativen M365-Sicherheit
Microsoft bietet zwar Werkzeuge wie den Papierkorb oder Aufbewahrungsrichtlinien, doch diese sind keine echte Backup-Lösung. Sie weisen gravierende Lücken auf:
- Versehentliches Löschen: Gelöschte Elemente in OneDrive for Business oder SharePoint-Websites landen im Papierkorb. Der Aufbewahrungszeitraum ist jedoch begrenzt (meist 93 Tage), danach sind die Daten endgültig verloren.
- Ransomware-Angriffe: Wenn ein Ransomware-Angriff Ihre lokalen Dateien verschlüsselt, synchronisiert OneDrive diese Änderungen in die Cloud. Die sauberen Originalversionen werden überschrieben. Ohne externe Microsoft 365-Backups mit separaten Wiederherstellungspunkten gibt es keinen Weg zurück.
- Interne Bedrohungen: Ein verärgerter Mitarbeiter kann absichtlich riesige Datenmengen aus Exchange Online Postfächern oder OneDrive-Konten löschen – und anschließend den Papierkorb leeren.
- Lücken bei der Datenaufbewahrung: Aufbewahrungsrichtlinien sind primär für die Archivierung und Compliance konzipiert, nicht für eine schnelle Wiederherstellung. Eine granulare Wiederherstellung einzelner Elemente ist damit extrem umständlich und langsam, was die Wiederherstellungszeiten in einem Disaster Recovery-Szenario in die Höhe treibt.
- Komplexe Wiederherstellung: Die Wiederherstellung ganzer Teams-Kanäle, Teams Chats oder komplexer SharePoint-Websites über das Microsoft 365 Admin Center ist nicht vorgesehen. Die nativen Wiederherstellungsfunktionen sind stark limitiert.
- Datenmigration und externe Speicherung: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, wird sein Abonnement oft deaktiviert und die Daten nach einer Frist gelöscht. Eine externe Backup-Lösung sichert diese Daten an einem von Ihnen gewählten Speicherort, z.B. auf Microsoft Azure Storage.
Aus der Praxis: “Viele IT-Verantwortliche glauben, Aufbewahrungsrichtlinien seien ein Cloud Backup. Das ist ein fataler Fehler. Eine Richtlinie verhindert zwar das Löschen, aber versuchen Sie mal, ein komplettes Outlook-Postfach oder eine SharePoint-Site auf den Stand von letztem Dienstag, 10:15 Uhr, zurückzusetzen. Ohne eine echte Backup-Lösung mit Point-in-Time-Recovery ist das eine fast unlösbare Aufgabe.”
Was eine echte Microsoft 365 Backup-Lösung leistet
Eine professionelle Datensicherung von einem Drittanbieter schließt diese Lücken und bietet entscheidende Vorteile für die Geschäftskontinuität:
- Vollständiger Schutz für alle Workloads: Sichern Sie all Ihre Microsoft 365-Daten, inklusive Exchange Online Mailboxen, öffentliche Ordner, SharePoint Online-Websites, OneDrive for Business-Konten sowie Microsoft Teams-Daten (Kanäle, Kalender, Teams Chats, Dateien und sogar OneNote-Notizbücher).
- Granulare Wiederherstellung: Stellen Sie flexibel wieder her, was Sie benötigen – von einer einzelnen E-Mail in Outlook bis hin zu einem kompletten OneDrive-Konto. Dies ermöglicht eine extrem schnelle Wiederherstellung und minimiert Ausfallzeiten.
- Point-in-Time-Recovery: Wählen Sie aus mehreren Wiederherstellungspunkten, um den exakten Zustand vor einem Datenverlust oder Ransomware-Angriff wiederherzustellen.
- Umfassende Kontrolle und Self-Service: Verwalten Sie Ihre Sicherungsdaten zentral. Viele Backup-Lösungen bieten Self-Service-Portale, die es Endanwendern ermöglichen, eigene Daten ohne IT-Aufwand wiederherzustellen, während die IT die volle Zugriffskontrolle behält.
- Effiziente Speicherung: Moderne Lösungen optimieren den Speicherplatz durch Komprimierung und Deduplizierung der Backup-Daten auf dediziertem Microsoft 365 Backup Storage, oft gehostet auf hochsicherem Microsoft Azure.
microCAT: Ihre Sicherheit für Microsoft 365
Die Auswahl und Implementierung der richtigen Microsoft 365 Backup-Strategie ist entscheidend. Es geht darum, eine Lösung zu finden, die alle Ihre Workloads abdeckt, sich nahtlos über die API integriert und Ihre Compliance-Anforderungen erfüllt.
Wir bei microCAT sind Experten für Datensicherung und Geschäftskontinuität. Als Teil unserer umfassenden Cybersecurity Services analysieren wir Ihren Bedarf und implementieren eine maßgeschneiderte Backup-Lösung, die Ihre Microsoft 365-Daten lückenlos schützt. Wir sorgen im Rahmen unserer IT Services dafür, dass Ihre Daten sicher sind – egal, was passiert.
FAQ zum Microsoft 365 Backup
Sichert Microsoft meine Daten in Exchange Online und SharePoint gar nicht?
Microsoft sichert die Infrastruktur, um die Dienstverfügbarkeit zu gewährleisten (z.B. bei einem Ausfall in ihren Rechenzentren). Sie sichern Ihre Daten jedoch nicht vor versehentlichem Löschen, Ransomware oder internen Fehlern. Hier gilt das Modell der geteilten Verantwortung.
Sind Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies) keine Form von Backup?
Nein. Aufbewahrungsrichtlinien sind ein Compliance-Tool zur Archivierung. Sie sind nicht für eine schnelle und granulare Wiederherstellung im Notfall konzipiert und bieten keine Point-in-Time-Recovery-Funktionen, die für ein echtes Disaster Recovery notwendig sind.
Was genau wird von Microsoft Teams gesichert?
Eine gute Backup-Lösung sichert die gesamte Struktur von Microsoft Teams: die Teams-Kanäle, Unterhaltungen, Kalendereinträge, Dateien (die in SharePoint Online liegen) und die dazugehörigen Metadaten.
Wo werden meine Microsoft 365-Backup-Daten gespeichert?
Sie haben die Wahl des Speicherorts. Üblich ist die Speicherung in einem sicheren Cloud Backup-Speicher, beispielsweise auf Microsoft Azure. Dies stellt sicher, dass Ihre Backup-Daten geografisch und logisch von Ihrer M365-Produktivumgebung getrennt sind.
